App statt Excel: Erstellen Sie Ihre eigene App

App statt Excel: Wie Sie Ihre Cloud-App in nur 1 Tag erstellen

Steuern Sie Ihr Unternehmen mit Excel?
Sie haben genug oder bereits zu viele Excel Listen im Unternehmen, welche Sie immer wieder von Hand nachführen und mit Ihrem Arbeitsteam manuell kontrollieren? Grund genug, jetzt etwas dagegen zu unternehmen: Wir zeigen Ihnen anhand eines konkreten Beispiels, wie Sie aus den Listen eine App erstellen und damit die Zusammenarbeit automatisieren.
Wir von CleverBridge haben uns auf den Weg nach London gemacht und den weltweit 1. Trainingsworkshop zusammen mit 65 weiteren Teilnehmern aus aller Welt besucht. Und das Resultat lässt sich sehen: Wir erstellen während des Trainings in nur 1 einzigen Tag eine neue und durchgängige App mit Bestellformular, Preiskalkulation und Verfügbarkeitsprüfung. Als Beispielunternehmen für die Auftragsabwicklung dienen uns die speziellen Geschäftsbedürfnisse eines Weinproduzenten: Trauben pressen, Gärung, Abmischen und Abfüllen. Für die Schweiz mit 1’400 Weinproduzenten sicherlich auch ganz interessant.

Vom Bedürfnis zur App

Auch Ihr Unternehmen hat spezielle Anforderungen. Viele Anwendungen nutzen Sie bereits für die Grundbedürfnisse wie Buchhaltung, Auftragsabwicklung oder Office. Aber wie gehen Sie mit Ihren ganz speziellen Anforderungen um? Welche Hilfsmittel verwenden Sie beispielsweise für Ihre
  • Vertragsverwaltung
  • für Ihre Vertriebssteuerung mit Agenten und deren Provisionierung
  • für Ihre Geräteinventur
  • für die Handfaktura?

Ihre Herausforderung: Sie wollen diese Arbeitsschritte in diesen Bereichen mehr automatisieren und nicht jedes Mal händisch Listen nachführen müssen. Neu können Sie eine App erstellen und so Ihr ganzes Team in die einzelnen Arbeitsschritte direkt einbinden. Denn alle werden mit denselben Daten arbeiten. Im Beispiel verwenden wir die webbasierte Auftragsabwicklung für den Weinproduzenten.

Gleich zu Beginn die Bestellung: Ohne Kundenbestellungen kein Umsatz

Zunächst erstelle ich ein einfaches Formular mit Name, E-Mail, Lieferadresse, Wein und Anzahl Flaschen. Das Formular kann ich sofort im Web publizieren und ich kann eine erste Bestellung erfassen und übermitteln.

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Neue Sortiments-App im Handumdrehen: Das eigene Sortiment an Weinen hochladen und zur App ergänzen

So weit so gut, aber bestellen soll der Kunde nur Weine, welche der Weinproduzent im Sortiment führt. Diese Liste führe ich heute in einer Tabelle. Jetzt erstelle ich eine App, indem ich diese Tabelle direkt zur App hochlade – fertig ist das Sortiment.

Verfügbarkeitsprüfung

Jetzt fehlt nur noch die Verknüpfung des Bestellformulars mit dem Sortiment. Diese Überprüfung erstelle ich mit wenigen Mausklicks. Ab jetzt kann ich nur noch Weine bestellen, welche ich im Sortiment führe.
Jetzt fehlt nur eine automatische  Bestandeskontrolle. Hat es von einem Wein nicht mehr genug Flaschen, möchte ich rechtzeitig darüber benachrichtigt werden, bevor alle Flaschen ausverkauft sind. Ich erstelle einen neuen Bericht, welcher mir bei Unterschreiten von Mindestbeständen automatisch per E-Mail zugestellt wird. Für das Sortiment ist mein Team-Kollege verantwortlich. Deshalb erhält mein Kollege Zugriff auf die App. Jetzt kann ich auch das Bestellformular freigeben oder gleich auf meiner eigenen Website einbauen.

Bestellformular automatisieren und erweitern

Neu soll der bestellende Kunde eine automatisch erzeugte E-Mail zugeschickt bekommen, nachdem er das Bestell-Formular ausgefüllt hat. Dazu erfasse ich eine E-Mail Vorlage mit Platzhaltern z.B. für Name und Vorname, damit ich den Kunden persönlich in der von ihm gewünschten Sprache ansprechen kann. Zusätzlich möchte ich automatisch einen Rabatt bei grösseren Bestellungen z.B. mehr als 10 Kartons gewähren. Dazu erstelle ich eine einfache Regel zum Formular. Ich lege eine kurze Pause ein, Zeit zum Mittagessen.
In Gesprächen während der Mittagspause stelle ich fest, dass ich eine bessere Variante für die Bestelleingabe zur Verfügung stellen kann: Kunden, welche gleich mehrere Weine bestellen möchten sollen eine einfache Eingabemöglichkeit dafür erhalten. Zurück vom Lunch erweitere ich das Formular: Neu kann ich gleich mehrere Weine für dieselbe Adresse bestellen.

Preise für jeden einzelnen Wein und Auftragssumme ermitteln

Zum Sortiment ist ein Standardpreis für jeden Wein verfügbar. Nun möchte ich eine kundenindividuelle Preisermittlung einrichten. Der Standardpreis dient als Basis. Abhängig von der bestellten Menge soll der Preis für jeden Kunden individuell berechnet werden. Dazu erweitere ich das Formular. Das Tool bietet mir Unterstützung beim Erstellen eines Skripts. Jetzt muss ich nur noch die Summen aller Weinpositionen zur Auftragssumme zusammenzählen – fertig.

Erweiterte Automatisierung

Falls ich möchte, kann ich den Kunden bereits während des Ausfüllens des Bestellformulars darüber informieren, dass es von diesem Wein nicht mehr genügend Flaschen im Lager hat. Dadurch wird keine Bestellung erzeugt und sowohl der Kunde als auch ich werden sofort darüber informiert.

Rechnung automatisch erstellen und versenden

Ich möchte eine Rechnung erstellen und diese auch gleich dem Versand beilegen. Hier habe ich zwei Möglichkeiten: Entweder erstelle ich ein einfaches Rechnungsformular oder ich nutze die vorhandene Standard-App Invoice und übergebe meine Rechnungspositionen elektronisch an diese Invoice-App. Ich entscheide mich für die bestehende Standard App und bereite die Daten so auf, dass ich sie automatisch übergeben kann. Für den Versand erstelle ich eine elektronische Adress-Etikette, welche ich sofort für die Logistikplattform der Schweizer Post verwenden kann. Auf der Logistikplattform wähle ich nur noch das Gewicht, lade die bereits erstellte Liefer-Adresse hoch und erhalte eine fertig frankierte Adress-Etikette für das Paket.

Weitere Automatisierung: Bestellung stornieren 

Es kommt vor, dass ich mich beim Ausfüllen des Formular vertippe oder ich möchte jenen Wein doch nicht bestellen: Ich erweitere das Formular um die Möglichkeit, einzelne Positionen stornieren zu können. Dazu erweitere ich das Formular: Für jede erfassteIMG_0622 Bestellposition erscheint neu ein Button. Klicke ich drauf, wird diese Position aus der Bestellung storniert und ich erhalte automatisch eine Bestätigung.
Ich möchte den Überblick über die Bestellungen laufend nachgeführt haben: Dazu erstelle ich ein einfaches Dashboard und bette es in den geschützten Bereich meiner eigenen Website ein.

Mobil: Bestellübersicht auf der Apple Watch, dem Smartphone und Tablet

Die soeben neu erstellte App ist auch mobil verfügbar:  Ich kann mir die soeben erstellte Bestellübersicht sofort auf dem Smartphone anzeigen lassen. Interessant: Die Darstellung passt sich den Eingabemöglichkeiten (Finger oder Tastatur) entsprechend der Möglichkeiten des Geräts dank responsivem Design automatisch an.

Meine Empfehlung

Ich habe mich bei diesem Training überzeugen können: Erstelle ich eine neue App mit Zoho Creator kann ich mich hauptsächlich auf den direkten Dialog mit den Fachverantwortlichen konzentrieren. Ich kann alle Details der konkreten Geschäftsbedürfnisse in Erfahrung bringen. Um die App zu bauen, muss ich in Zoho Creator lediglich die passenden und bereits vorbereiteten Elemente aktivieren und anpassen. Im Hintergrund werden Skripts erstellt, welche ich später entweder toolgestützt oder auch manuell erweitern kann. Die Resultate sind sofort für alle Beteiligten sichtbar und können auch gleich getestet werden. Das Konzept mit Zoho Creator überzeugt: Ich gewinne Zeit während der Umsetzung und ich habe mehr Zeit, mich mit allen Fragen zu den fachlichen Bedürfnissen auseinanderzusetzen.
Diese junge Art der App-Erstellung richtet sich primär an den Keyuser aus der Fachabteilung. Wer bereits Erfahrungen mit Skripts in Excel, Acces oder einem anderem Tool hat, wird sich rasch mit der neuen Umgebung zurecht finden. Die grossen Vorteile sind offensichtlich:
  • Die App lässt sich in kurzer Zeit erstellen und unterstützt die Zusammenarbeit aller Beteiligten: Im gesamten Team aber auch mit Kunden, Agenten und Lieferanten
  • Bei der Erstellung stehen die Geschäftsregeln, die Daten und die Beteiligten im Mittelpunkt, die Technologie mit Fragen zur Datenbank, Netzwerkarchitektur,  Entwicklungsumgebung, Programmiersprache und Serverinstallation tritt dank Cloud in den Hintergrund  und kann fast vollständig vernachlässigt werden.

Probieren Sie es gleich selbst aus:

Melden Sie sich jetzt an und starten Sie hier das interaktive Tutorial. Machen Sie sich ein Bild davon und erstellen Sie Ihre individuelle App!

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